Resumen
Las
organizaciones necesitan de evolución constante para que estas se puedan
mantener en el mercado y los sistemas de información forman parte importante
para que se de este cumplimiento, ya que por medio de la misma condiciona la
estructura interna de la empresa y las relaciona con el entorno. Permitiéndole
así tener un mayor crecimiento económico, conociendo todos los factores que
forman parte de la organización y haciendo una mejora continua en las diversas
áreas como: producción, administración, marketing, recursos humanos, etc.
Palabras
Claves: Sistemas; administración; empresa; información
Abstract
Organizations
need constant evolution so that they can be maintained in the market and
information systems are an important part of this compliance, since through it
it conditions the internal structure of the company and relates them to the
environment. . Thus allowing you to have greater economic growth, knowing all
the factors that are part of the organization and making continuous improvement
in various areas such as: production, administration, marketing, human
resources, etc.
Keywords:
Systems; management; business; information
Resumo
As organizações
precisam de evolução constante para que possam se manter no mercado e os
sistemas de informação são parte importante dessa conformidade, pois por meio
dele condiciona a estrutura interna da empresa e as relaciona com o meio
ambiente. Permitindo assim ter um maior crescimento económico, conhecendo todos
os fatores que fazem parte da organização e fazendo a melhoria contínua em
diversas áreas como: produção, administração, marketing, recursos humanos, etc.
Palavras-chave:
Sistemas; gestão; o negócio; em formação
Introducción
La
tecnología es una de las ciencias que más se desarrolla a nivel mundial, ya que
con el pasar del tiempo el hombre sigue innovando o busca crear nuevas
tendencias que beneficien a un mejor desarrollo global. (Price, 2000)
Los
sistemas de información se desarrollan con diferentes propósitos, los cuales
dependen de las necesidades de cada organización. Cada empresa tiene sus
propios sistemas, estrategias de mercado, etc y siempre buscaran su propio
beneficio compitiendo unas con otras.
Toda
organización dispone de mucha información, pero eso no significa que utilicen y
filtren los datos racionalmente, por eso se requiere que se procese de manera
adecuada y eficiente la información, interviniendo en este proceso el gerente,
el cual se encargará de tomar las decisiones más convenientes para la
organización.
Por
lo tanto, la preparación y conocimiento que tenga el personal de la
organización en especial los administradores son fundamental e influye
directamente en el desarrollo y comportamiento que pueda tener la empresa.
Mientras más preparados nos encontremos, tendremos mayores herramientas para
hacer frente a la competencia tanto local, nacional e internacional.
Los
sistemas de información habilitan a la organización a resolver los problemas
y/o son parte de la solución de los mismos. Si bien los sistemas de información
inicialmente se consolidaron en la empresa para solucionar los problemas
administrativos y contables, el desarrollo de la tecnología se ha insertado a
todo nivel en la organización y constituye un servicio horizontal integrado a
la empresa.
Desarrollo
Se
puede definir a los sistemas de información como los procesos, que ayudados de
equipos manuales o computacionales nos pueden facilitar tareas u operaciones,
formando una estructura con la finalidad de recabar, clasificar, analizar,
evaluar y distribuir información de manera precisa y oportuna, que nos llevaran
a cumplir con uno o varios objetivos en común y a la toma de decisiones en las
diferentes áreas de una empresa.
Los
Sistemas de Información generan y gestionan información sobre componentes
relevantes para la organización como: Clientes, empleados, compras, ventas,
etc. Los datos deben ser procesados para generar información útil mediante
tres actividades indispensables: (Oz, 2001, pág. 25)
Entrada: Ingresar
al Sistema de Información los datos brutos que se generan dentro o fuera de la
empresa.
Proceso: Convierte
el dato de entrada en información mediante procesamiento interno del sistema.
Salida: Transfiere
la información obtenida a los usuarios.
Este
modelo muestra que los sistemas de información no existen aislados, sino que se
encuentran insertos en un contexto organizativo específico, definido por la
estrategia de la empresa, la cultura y la infraestructura de tecnología de
información. (Oz, 2001, pág. 25)
Se
invierte en sistemas y tecnología de la información porque se espera que
devuelvan un valor económico a la empresa. La decisión de construir o mantener
un sistema de información se fundamenta en que se sabe con certeza que el tomar
la decisión de implementarlo, acarreará beneficios sustanciales y tangibles
para la empresa. Estos rendimientos se traducen en aumento de la productividad,
aumento de ingresos, o es parte de un plan estratégico para mejorar el
desempeño empresarial.
La
tecnología de la Información para Laudon K. (2012) es una de las muchas
herramientas que los administradores utilizan para mejorar las condiciones de
operación de sus empresas, a continuación, se listan una serie de componentes
que interrelacionados conforman la base sobre la cual opera un Sistema de
Información:
·
El Hardware (HW)
·
El Software (SW)
·
La tecnología de
administración de datos
·
La tecnología de
conectividad de redes y telecomunicaciones
·
Redes locales
·
Internet y World Wide Web
Los
elementos listados constituyen la infraestructura y tecnología de Información
de la empresa. La tecnología proporciona la base sobre la cual la empresa puede
construir sus sistemas de Información. (pág. 35)
Sistemas
abiertos y cerrados.
Para
Kaymond McLeod (2000) “un
sistema que se conecta a su entorno por medio de flujos de recursos se denomina
sistema abierto, por el mismo razonamiento, un sistema que no se conecta con su
entorno es un sistema cerrado, por lo tanto los sistemas abiertos son los que
mejor que describen la compañía y sus operaciones”.
(pág. 12)
Cada
organización debe diseñar y operar cuidadosamente su infraestructura de
tecnología de Información de tal manera que cuente con el conjunto de servicios
necesarios para cumplir el trabajo que se encomienda a los Sistemas de
Información.
Todo
sistema de información requiere una base tecnológica sólida y bien relacionada
que funja como herramienta de procesamiento y almacenamiento de la materia
prima de los Sistemas de Información, en cambio el software, constituido por
miles de instrucciones de código funcionales, es el ente que dirige y controla
el procesamiento de datos por computadora.
Existe
un almacenamiento primario que tiene tres funciones: Guardar todo o una parte
del programa que se esta ejecutando, guardar los programas de sistema operativo
que controlan el funcionamiento de la computadora, por último, el área del
almacenamiento primario contiene los datos que el programa este usando. (Amaya,
2009, pág. 8)
Saber
cómo funcionan las computadoras y los programas de cómputo es importante para
diseñar soluciones que resuelvan los problemas de la organización, pero esto es
sólo una parte de un Sistema de Información.
Laudon
J. P. (2004) Los sistemas empresariales prometen cambiar enormemente cuatro
dimensiones de la empresa: estructura de la empresa, proceso administrativo,
plataforma de tecnología y capacidad de negocio. Las compañías pueden utilizar
los sistemas empresariales para apoyar estructuras organizacionales que antes
no tenían la posibilidad de recibir este respaldo o para crear una cultura
organizacional más disciplinada. (pág. 56)
La
información abstenida por un sistema empresarial está estructurada en torno a
procesos de negocios que dan servicios a diversas funciones y puede mejorar la
elaboración de informes y toma de decisiones administrativas. Por ejemplo “un
sistema empresarial puede ayudar a la administración a determinar más
fácilmente que productos son más o menos redituables”.
Sistemas
de administración del conocimiento de la empresa.
El
valor de los productos y servicios de una empresa se basa no solo en sus
recursos físicos sino también en activos del conocimiento intangible. Algunas
empresas se pueden desempeñar mejor que otras porque tienen un mejor
conocimiento de cómo crear, producir y entregar productos y servicios. Este
conocimiento de la empresa es difícil de imitar, es único y se puede traducir
en un beneficio estratégico de largo plazo. (Laudon K. C., 2012)
Ninguna
organización comercial puede sobrevivir sin vender sus productos o servicios.
Por lo tanto, las empresas buscan ofrecer los productos que quieren los
clientes y atraerlos para que compren lo que producen. Aplican esfuerzos de
mercadotecnia para determinar los grupos demográficos con más probabilidades de
comprar los productos, para determinar las características que más prefieren
los clientes y ofrecer los modos más eficientes y eficaces de ejecutar una
venta cuando un cliente muestra interés en el producto o servicio. Debido a que
estos esfuerzos dependen principalmente del análisis de enormes cantidades de
datos, los IS se han vuelto instrumentos indispensables para idear y ejecutar
estrategias de mercadotecnia. Cuando la mercadotecnia tiene éxito, los IS
apoyan el esfuerzo de ventas; para hacer que los clientes sigan comprando, los
IS dan soporte al servicio al cliente.
Pocas
organizaciones pueden vender sus productos y servicios sin promoción; todavía
menos tienen éxito en una promoción sin una investigación de mercados. Los
sistemas de investigación de mercados ayudan a determinar las poblaciones y las
regiones con más probabilidades de comprar un producto o servicio nuevo.
También ayudan a analizar el desempeño de un producto nuevo en sus primeros
meses en el mercado. (Oz, 2001)
Automatización
de la fuerza de ventas.
La
automatización de la fuerza de ventas equipa a los vendedores con tecnología de
la información para facilitar su productividad. Los vendedores suelen tener
computadoras portátiles que guardan la información promocional para los
posibles clientes, el software para manipular esta información y formularios computarizados.
Muchos vendedores llevan laptops o asistentes digitales personales (PDA) con
toda la información necesaria que les permite conectarse por Internet con los
sistemas de información de su organización. La automatización de la fuerza de
ventas aumenta mucho la productividad en las ventas, vuelven las presentaciones
más eficientes y permite a los representantes cerrar acuerdos en el lugar,
utilizando contratos y formularios ya preparados. (Oz, 2001, pág. 33)
La
tecnología de la información permite a los vendedores presentar diferentes
opciones de los productos y servicios en la computadora, en vez de pedir a los
clientes que esperen hasta que la oficina principal envíe la información. Al
final del día de la semana, los vendedores cargan la información de ventas en
una computadora de la oficina principal, en donde son la materia prima del
departamento de procesamiento de pedidos, la unidad de fabricación, o los
departamentos de embarque y facturación. (Oz, 2001, pág. 34).
Tipos
y características de información en la empresa.
Las
empresas cuentan con diversos modelos de información dentro de la empresa para
Joaquin & Martin (2006) “La contabilidad administrativa
proporciona información relativa a los costes en las operaciones de la empresa.
Los costes de personal, gastos de operaciones, distribución de los gastos
generales estarían dentro del epígrafe de información relativa a la
contabilidad administrativa”. (pág. 31)
La
información contable es de suma tendencia esta se encuentra en forma
cuantitativa y ayuda a los directivos a responder a preguntas relativas al
rendimiento de las operaciones y actividades de la empresa.
Además,
para cumplir eficientemente con los objetivos expuestos, todo sistema de
información deberá tener como mínimo las siguientes características:
▪
Ser fiable, facilitando
información de calidad sin errores.
▪
Selectivo, suministrando
solo la información necesaria para el objetivo asignado.
▪
Relevante, proporcionando
información de interés para el usuario.
▪
Oportuno, entregando la información
en el momento necesario.
▪
Flexible, facilitando su
propia modificación para ajustarlo a las necesidades cambiantes de la
organización. (Medina & Carmen de Pablos Heredero , 2019, pág. 55)
Indudablemente, la información es un componente intrínseco en
casi todas las actividades de la organización al punto de tornarse
transparente, dado que es la vía por medio de la cual las personas expresan,
representan, comunican y comparten sus conocimientos.
Marchand & Rollins (2002) destacan que es el uso de la
información lo que incide en la creación de valor del negocio por medio de
cuatro prioridades estratégicas:
1)
minimizando
riesgos financieros, comerciales y operacionales,
2)
reduciendo
costos de transacciones y procesos,
3)
agregando
valor a clientes y mercados y
4)
creando
nuevas realidades por medio de la innovación.
Conclusiones
El
objetivo de la implementación de un sistema de información organizacional es
poder contar con un sistema que apoye a la creación, almacenamiento,
compartición y utilización de los procesos generado dentro de la organización,
de una forma benéfica, a través de la utilización del mismo por todos los
integrantes de la organización, para así agilizar y optimizar sus procesos.
La
información puede procesarse utilizando desde el más sencillo procedimiento
manual, hasta el más sofisticado equipo de computación, capaz de tomar
decisiones rutinaria automáticamente, todo depende del tamaño de la
organización, y del volumen de
información que se tenga que procesar.
En
todo caso, el sistema de información tiene igual importancia para la pequeña
empresa, que procesa su información, mediante métodos sencillos,
como para el gran consorcio, dotado de los más modernos equipos de procesamiento de datos.
No
hay que perder de vista que el cúmulo de información que se genera dentro de
una organización cualquiera, sumadas a las que se originan en su entorno
ambiental, ahogarían al ejecutivo, si no las recibiera debidamente
clasificadas, resumidas, procesadas y seleccionadas.
De
allí la trascendental importancia de los buenos sistemas de información,
estructurados en forma tal que se definan claramente sus componentes, con la
finalidad de clasificar y ordenar en bloques las informaciones de carácter homogéneo
y de similar significación.
Referencias
1.
Amaya, J. (2009). Sistema
de informacion gerenciales: Hardware, Software, Redes, Internet, Diseño.
Bogota: ECOE EDICIONES.
2. Joaquin, J., & Martin, S. (2006). Direccion y gestion de
los sistemas de informacion en la empresa: una vision integradora . Madrid:
ESIC.
3. Kaymond McLeod, J. (2000). Sistema de informacion gerencial.
Mexico: Pearson Educacion .
4. Lapiedra, R., & Devece, C. (2015). Gestion de Sistemas de
Informacion en la Empresa . Madrid: UJI.
5. Laudon, J. P. (2004). Sistemas de información gerencial:
administración de la empresa digital. USA: Pearson Education .
6. Laudon, K. C. (2012). Sistemas de Informacion Gerencial. New York: PEARSON.
7. Marchand, K., & Rollins. (2002). Information Orientation . USA: OXFORD.
8. Medina , S., & Carmen de Pablos Heredero . (2019). Organizacion
y transformacion de los sistems de informacion en la empresa . Madrid:
Universidad Rey Juan Carlos.
9. Oz, E. (2001). Administracion de los Sistemas de Informacion.
Mexico: CENGAGE. Learnig.
10.
Price, S. (2000). Tecnologia. Colombia:
Educacion y ciancias tecnologicas.
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