Resumen
Este artículo
plantea la necesidad de la preparación y modificación de manuales de
procedimientos para empresas que actúa como un agente clave que promueve y
promueve su crecimiento. El crecimiento organizacional es una variable sujeta a
varios factores, la preparación y uso de manuales de procedimientos es uno de
ellos ya que tiene un impacto positivo no solo en el capital humano de la
empresa sino en cualquier iniciativa que se proponga en la misma, facilitando
su posicionamiento. y sostenibilidad, capturando la preferencia y lealtad de
los clientes gracias al orden en que sus estructuras, objetivos, sistemas se
proyectan, basados en los manuales de procedimientos relevantes y que ayudan al
personal de la organización a capacitarse adaptándose a las necesidades de la
organización.
Palabras
claves: Crecimiento empresarial; manuales de procedimiento;
factores de crecimiento; preparación.
Abstract
This
article raises the need for the preparation and modification of procedures
manuals for companies which acts as a key agent that promotes and promotes
their growth. Organizational growth is a variable subject to several factors,
the preparation and use of procedures manuals is one of them since it has a
positive impact not only on the human capital of the company but on any
initiative that is proposed in the it, facilitating its positioning and
sustainability, capturing customer preference and loyalty thanks to the order
that their structures, objectives, systems project, based on the manuals of
relevant procedures and that help the organization's staff to train themselves
adapting to the needs Present the organization.
Keywords:
Business growth; procedure manuals; growth factors; preparation.
Resumo
Este
artigo levanta a necessidade da elaboração e modificação de manuais de
procedimentos para as empresas que atuam como agente chave que promove e
promove o seu crescimento. O crescimento organizacional é uma variável sujeita
a diversos fatores, a elaboração e utilização de manuais de procedimentos é um
deles, pois impacta positivamente não apenas no capital humano da empresa, mas
em qualquer iniciativa que nela se proponha, facilitando seu posicionamento. e
sustentabilidade, conquistando a preferência e fidelização dos clientes pela
ordem em que se projectam as suas estruturas, objectivos, sistemas, com base
nos manuais de procedimentos pertinentes e que ajudam a formar o pessoal da
organização, adaptando-se às necessidades da organização.
Palavras-chave:
Crescimento empresarial; manuais de procedimentos; fatores de crescimento;
preparação.
Introducción
El presente
artículo pretende determinar aspectos que permitan ubicar a los manuales de
procedimientos como un factor fundamental para impulsar y promover el
crecimiento de las empresas. El objetivo planteado es determinar en qué medida
los manuales de procedimientos repercuten de manera positiva a las empresas y
contribuyen en su crecimiento, para llegar en este punto es primordial
identificar los factores claves de los cuales depende el crecimiento
empresarial y establecer su relación con la preparación y uso de los manuales
de procedimientos.
El campo
empresarial es muy dinámico, mientras una empresa por diversos factores fracasa
otra cada día crece más, en ambos casos es necesaria la implementación de los
manuales de procedimientos dado que deberán ajustarse a los requerimientos de
la empresa según en el estado en la que se encuentre, por tal motivo resulta
indispensable que uno de los proyectos inmediatos a ejecutarse sea el de
emprender en la organización la preparación de los manuales. Una correcta
estrategia desde la matriz de la organización permitirá la posibilidad de que
mejore su situación (Blank, 2002) lo define como un objetivo indiscutible; todas
las organizaciones buscan crecer, con el fin de obtener un beneficio que les
permita ser sostenibles, implementar el bienestar institucional, crear una
buena imagen corporativa y garantizar su consolidación y permanencia en el
ámbito empresarial.
Los manuales de
procedimientos presentan una alternativa de “crecimiento” dado que se
caracterizan por su utilidad en el desarrollo de las funciones administrativas
y operativas, son fundamentales puesto la complejidad que presentan las
empresas con respecto a insatisfacción laboral, sueldos representativos por
cambios constantes de personal, inducciones constantes a personal nuevo,
despidos o renuncias no planificadas, entre otras.
Cabe recalcar
que el manual de procedimientos forma parte de los manuales administrativos y
que es de vital importancia que sean implementados en las organizaciones
financieras.
Crecimiento
Empresarial
El crecimiento
empresarial se refiere a el aumento o modificaciones que ha adquirido la
organización en comparación a procesos anteriores. Lo que queremos enmarcar
dentro del crecimiento empresarial o dar a conocer es el crecimiento como una
ventaja competitiva en relación a otras empresas, que permita a la organización
un mejor desenvolvimiento administrativo que le añada productividad internamente
y que impacte de manera externa a los usuarios y al entorno empresarial en
factores necesarios o productivos dentro de esta.
El crecimiento
es una tendencia natural de la empresa. Genéricamente podemos decir que las
empresas crecen porque así pueden producir con menores costes pero existen
otros motivos, como eliminar competidores actuales, asegurarse tipos de
abastecimientos, incrementar beneficios. (Maravillas)
Definiciones
Según (Gibrat)
considerado el pionero del estudio del crecimiento empresarial establece que:
“El crecimiento de las empresas es un proceso estocástico originado por la
acción de innumerables e insignificantes factores aleatorios que actúan de
forma proporcional sobre el tamaño de las empresas”
Es decir, Gibrat
nos enseña que para el crecimiento empresarial existen varios factores que
ayudan a que este suceda y sobretodo nos recalca que todo depende del tamaño de
la empresa.
Sin embargo, un
mejor concepto adaptado a nuestro tema es el que expone (Fernandez) que
Establece que:
“Los recursos
humanos como factor primordial para la consecución de una mayor ventaja de la
empresa en el mercado; estos recursos incluyen no sólo los conocimientos, el
entrenamiento y la experiencia, sino también su capacidad de adaptación y
lealtad a la empresa.”
Fernández nos
expresa la importancia que desenvuelve el trabajador o empleado dentro del
crecimiento empresarial y destaca sus conocimientos, entrenamiento,
experiencia, capacitación, pero sobretodo su capacidad de adaptación y lealtad
a la empresa.
De igual manera
(Petrakis) da mayor relevancia a el capital humano y establece que:
“En la
clasificación que realiza sobre las causas del crecimiento, sugiere, como
factor interno principal, las “habilidades y actitudes personales”, siendo
estas actitudes más notorias en las empresas de mayor dimensión donde el equipo
directivo se ve motivado por el éxito de sus carreras personales.”
En el
crecimiento empresarial tiene un valor muy importante el personal o el capital
humano que este tenga por eso es de vital importancia que se capacite
correctamente al personal, ya que permitirá a la empresa un plus en cuestión de
las necesidades de la empresa ya que los conocimientos establecidos que tenga
el personal de la empresa será muy importante en cuestión de conocer la
empresa, sus funciones dentro de ella, los procesos que se utilizan, entre
otros.
“Las empresas
más competitivas, rentables y sostenibles se orientan al crecimiento sobre tres
grandes ejes: liderazgo, talento y equipo” (Vargas)
Dentro de los
factores que influyen dentro del crecimiento empresarial existen dos que son
los factores internos y factores externos:
Factores
Internos
La dificultad
para determinar aquellos factores que condicionan o promueven el crecimiento de
la empresa se ve incrementada cuando el punto de referencia se centra en los
distintos elementos que desde el ámbito interno podrían generar potencialidades
que promuevan dicho proceso. Tal referencia parece lógica si se considera que
las expectativas del directivo o empresario se centran, normalmente, en el
análisis del entorno, buscando aquellos móviles externos que condicionen la
expansión como mejor alternativa para aprovechar las posibilidades lucrativas
de un nuevo segmento o mercado. Sin embargo, en los últimos años han surgido
nuevas tendencias cuyo análisis se ha centrado en el estudio de las
potencialidades internas que ayudan a explicar el posicionamiento o las
ventajas que determinadas empresas han ido alcanzando con el tiempo. A este
respecto, se han tomado como potencialidades internas que promueven el
crecimiento: la edad y el tamaño de la empresa, la motivación, la estructura de
propiedad, y la gestión del conocimiento.
La
edad y el tamaño
Existe una
relación negativa entre la edad y tamaño y el crecimiento empresarial ya que
muchos estudios realizados indican que el tamaño de la empresa juega un factor
negativo ya que generalmente las empresas más grandes tienden a tener un nivel
de crecimiento más bajo en comparación con empresas más pequeñas, sin embargo,
para otros la edad y el tamaño no influyen de ninguna manera en el crecimiento
empresarial.
La
motivación
En el caso de la
motivación juega un papel determinante para el crecimiento empresarial ya que
estudios determinan que la motivación al personal trabajador es de vital
importancia para aprovechar los recursos y que los empleados se encuentren
satisfechos de lugar donde trabajan.
El
capital humano
Es sin duda el
más importante de los factores internos ya que el capital humano constituye el
encargado de sostener la empresa y sustentarla a través de su labor diaria por
eso es necesario que se le realce su importancia dentro de la institución y se
le brinde medidas que le permitan optimizar su desenvolvimiento dentro de la
organización.
Factores
Externos
Hablar de los factores
externos que impulsan a la gerencia a tomar decisiones encaminadas al
crecimiento de la empresa, es hablar de factores económicos, sociales,
políticos y tecnológicos, toda vez que cualquiera de ellos puede influir de
forma notoria en la toma de dicha decisión. Por esta razón, el presente
apartado se centra en los factores externos más relevantes que podrían influir
de manera significativa en la actuación de los cuales buscarán, a través de sus
decisiones, la manera de controlar dichos factores o, al menos, que la reacción
ante los cambios que se produzcan en los mismos sea la óptima en función de las
circunstancias del sector. Dichos factores se pueden agrupar en:
•
Factores externos relativos al entorno sectorial de la empresa,
constituido por competidores, clientes y proveedores.
•
Factores externos de nivel superior o macro entorno, entre los que
cabe citar: la demanda, las mejoras tecnológicas, la accesibilidad a créditos
privados y el apoyo gubernamental, los cuales constituyen determinantes cruciales
de las oportunidades y amenazas a las que una empresa se enfrentará en el
futuro por sus efectos, más que evidentes, en el entorno de la misma.
Entre estos
factores externos se encuentran los clientes, los proveedores, los
competidores, entre otros.
Manuales
administrativos
Los manuales
administrativos como herramienta para la administración tienen sus inicios
durante el periodo de la segunda guerra mundial dada la necesidad de reclutar
personal capacitado se elaboró manuales detallados lo cual repercutía a su vez
en la ejecución de deberes en el ejército. Les permitió capacitar a los
soldados quienes no tenían conocimiento de las políticas a seguir y sin ellas
como base hubiese terminado estancado debido a la escasez de supervisores,
Los manuales
administrativos empezaron a utilizarse en las organizaciones a mitades del
siglo XIX. A pesar que ya existían ciertas instituciones que aplicaban métodos
para capacitar luego el diseño de estas herramientas administrativas fue
posible mejorar algunos controles como el personal, su forma de estructurar,
sus reglamentos internos entre otras actividades importantes dentro de las
instituciones. Las primeras publicaciones de los manuales elaborados contenían
defectos por el poco conocimientos para estructurarlos pero que sirvieron de
ayuda para optimizar procesos y recursos.
Definición
Los manuales
administrativos pueden considerarse documentos escritos que centralizan de
manera sistemática una cadena de elementos administrativos con la finalidad de
orientar e informar la conducta de los participantes de la organización,
concentrando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse
para lograr los objetivos propuestos por la entidad. A continuación, se
presentan algunas definiciones sobre lo que es un manual
Según (Krauss),
un manual es: “Un documento que contiene, en una forma ordenada y sistemática,
información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y
procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor
ejecución del trabajo.”
Para
(SANCHEZ)los manuales administrativos son:
“Documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación,
estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.), así como las
instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor
desempeño de sus tareas.”
Según (Bortz),
entre los manuales básicos se encuentran los de procedimiento, organización y
de políticas, están interrelacionados entre sí. No obstante, existen dos
requisitos fundamentales para asegurar su éxito. El primero es determinar de
manera concisa los planes y objetivos generales que tiene la empresa, y el
segundo, un conocimiento absoluto de la estructura de la empresa.
Manuales
de Procedimientos
En nuestra vida
diaria todo es un proceso un ejemplo claro es que nuestra vida pasa un proceso
desde que nos levantamos hasta irnos a dormir nuevamente. Es necesario que
establezcamos puntos que nos ayuden a mejorar nuestro tiempo y calidad de vivir.
Según (D.
Nogueira y Nogueira, Medina, Nogueira) resumen la definición de proceso de
varios autores como:
"Secuencia ordenada y lógica
de actividades repetitivas que se realizan en la organización por una persona,
grupo o departamento, con la capacidad de transformar unas entradas (inputs) en
salidas o resultados programados (ouputs) para un destinatario (dentro o fuera
de la empresa que lo ha solicitado y que son los clientes de cada proceso) con
un valor agregado. Los procesos, generalmente, cruzan repetidamente las
fronteras funcionales, fuerzan a la cooperación y crean una cultura de empresa
distinta (más abierta, menos jerárquica, más orientada a obtener resultados que
a mantener privilegios)"
Fuente: (Consultores)
Objetivos
de los manuales de procedimientos
Hoy en día una
de las estrategias más usadas para el desarrollo de las empresas es la
formalización la cual “se refiere al grado en que un organismo social establece
de manera formal o explicita la estructura organizacional, procedimental, las
políticas entre otros factores que guían el comportamiento del empleado.”
(Orozco)
Muchas veces en
instituciones públicas e independientes se descubre que los procedimientos que
conforman la estructura organizacional resultan demasiado complejos. Los
manuales de procedimientos son documentos que comprenden toda aquella
información de la empresa, desde el papel que desarrolla el empleado dentro de
la organización hasta las funciones que debe manejar dentro de la empresa asi
también como el manejo de las maquinarias, programas, sistemas, entre otros,
información que resulta útil al ser expuesta al personal dado que se utilizara
para normar su actuación y coadyuvar al cumplimiento de los objetivos
organizacionales.
Cada empresa es
distinta y requiere de manuales particulares, por lo tanto existen variedad de
diseños destinados a lograr distintos fines, entre ellos se encuentran los
manuales de organización, de bienvenida, de políticas, de procedimientos,
etcétera
Los objetivos
que se pueden lograr con la utilización de los manuales de procedimientos los
más sobresalientes son:
•
Facilitan la capacitación y adiestramiento del personal.
•
Especifican las capacidades y responsabilidades de cada
puesto de trabajo, departamento o de la organización toda.
•
Proporcionan una visión integral de los procesos que
componen las labores de la empresa u organización.
•
Componen el historial de procedimientos de la
organización, ganando luego valor documental.
•
Permiten la evaluación del desempeño de los trabajadores
en base al ideal esperado por la empresa.
Razones
que justifica el uso de manuales de procedimientos.
Dada necesidad
que presentan las empresas de garantizar una correcta uniformidad en la
práctica de las operaciones cotidianas tiene diversos motivos primordiales su
razón de ser. Citando a (Orozco) existen la siguientes razones:
a) Asegurarse de que sea constantemente respetada la
estructura orgánica de la empresa. Asegurarse de que se apliquen los
procedimientos de manera correcta.
b) Percatarse de que se apliquen las políticas
fijadas en la empresa.
c) Reducir los errores operativos.
d) Facilitar el proceso de inducción de los nuevos
empleados.
e) Apoyar la capacitación del personal.
f) Evitar que los cambios del sistema estructural
sean resultado de decisiones apresuradas.
g) Facilitar un sostenido y correcto nivel de
organización.
Evidentemente el
beneficio que se asocia mas a los manuales de procedimientos es el de brindar
capacitación al personal de manera más óptima y rápida sin necesidad de horas de
capacitación ya que es una guía que debe ser adaptada a las necesidades de la
empresa y sobretodo comprensible para el trabajador o empleado al que le sea
asignado.
Una de las
causas más importantes por la cual incluir manuales de procedimientos dentro de
las empresas es el prevenir la rotación de personal o a su vez para sustentar y
permitir que al existir está el nuevo trabajador tenga una forma de conocer el
funcionamiento, procesos y procedimientos utilizados dentro de la organización.
Las empresas desean
afianzar el talento interno de su capital humano para lograr sus objetivos
propuestos; siendo sus trabajadores o empleados uno de sus elementos más
importante. Las entidades hoy en día experimentan un cambio constante de
personal debido a varios puntos que no se cumplen dentro de las organizaciones.
La rotación de personal es una responsabilidad estricta del departamento de
recursos humanos quien es el encargo de escoger correctamente a sus empleados
de acuerdo a las necesidades del puesto y de la empresa como tal. En Ecuador,
el sector comercial depende de un proceso de selección óptimo para lograr un
alto nivel de competitividad. Las entidades de carácter comercial son quienes
más experimentan las rotaciones de personal constante que es un arma contraproducente
para la empresa ya que el gasto y el ambiente como tal se ven afectados por la
salida de un trabajador y la entrada de otro. Esto se debe más que nada al
gasto que incurre contratar a un nuevo trabajador, las múltiples capacitaciones
y el tiempo de adaptación que tomara que este retome el nivel que la empresa
necesita.
El contar con un
manual de procedimientos dentro de una empresa nos ayuda y nos genera varias
ventajas que según Procem son las siguientes : (Consultores)
•
Estandarizar conocimientos
“El contar con un manual de procesos, permite a una
empresa estandarizar sus conocimientos para todo el personal. Sobre todo es
importante, ya que el producto y servicio entregado a los clientes será siempre
el mismo, sin importar quien lo elabore. Es importante no solo documentar los
procesos, sino capacitar al personal para lograr que se cumpla lo que está
escrito.”
•
Permite consultar información.
“Pues con un manual de procesos, esta espera puede
evitarse. Al documentar tus actividades, el personal sabrá adonde buscar cuando
tu cliente tenga una consulta o el mismo tenga una duda en su proceso.”
“También el consultar información en el manual de
procesos, permitirá que tus colaboradores se familiaricen con el manual y lo
empezarán a utilizar con más frecuencia. Recuerda también, que los procesos
deben ir cambiando, no se debe hacer un manual de procesos y dejarlo para
siempre. Las nuevas tecnologías, exigencias de los clientes, requerimientos de
gerencia, nos van dando la apertura a hacer cambios a nuestro manual. Por lo
que es importante que a la hora de consultar la información, tus empleados
conozcan que están manejando la última versión del manual.”
•
Facilidad para capacitar
“Es más fácil capacitar al personal cuando tienes un
manual de procesos actualizado. Esto te permitirá que los nuevos colaboradores,
empiecen leyendo el manual y se enamoren de la cultura de tu negocio.”
Guía
para la preparación de los manuales de procedimientos.
A continuación,
presentaremos una guía básica para la elaboración de los manuales de
procedimientos y su estructura:
Guía
Fuente: (Wikimedia)
A saber, existen
dos tipos de manual de procedimiento los cuales son: manual de Procedimiento
Administrativos y el contable. “Un manual de procedimientos es el documento que
contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de
las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas. El
manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su. responsabilidad y participación”. (Palma)
La preparación
de los manuales de procedimientos serán más que nada de incumbencia de cada
empresa de manera que este se adapte a las necesidades de la organización y las
necesidades de los empleadores como empleados también influirá su estructura su
tamaño y algunos factores de entorno.
Metodología
La presente
investigación tiene un enfoque de medición analítica debido al estudio
individual de cada parte del tema del artículo científico a través de la
obtención de información específica y relevante de cada uno de los temas.
Según la Dra.
(Matiz) establece que el método analítico es:
“Manera de proceder mediante la descomposición
buscar acceder al conocimiento de un objeto o asunto cualquiera, el método
analítico ha sido utilizado por múltiples disciplinas a lo largo de la
historia, y actualmente la ciencia lo adopta como parte esencial del método
científico.”
Las
informaciones más analizadas dentro de la investigación son:
•
Manuales de Procedimientos
•
Crecimiento Empresarial
Conclusiones
La razón por la
cual escogimos este tema es por la habitualidad de que en las organizaciones
carezcan de manuales de procedimientos que son de mucha utilidad eventualmente
porque no existe un orden para establecer las responsabilidades que le
corresponden a cada trabajador u obrero de una institución, o talvez por la falta
de la estructuración de áreas en la empresa o simplemente nos los consideran
importante en el momento o para un futuro.
Concluimos que:
El crecimiento
empresarial se relaciona mucho con el empleado o el personal que opere dentro
de la empresa, por lo que es de mayor importancia darle el protagonismo
necesario y relevante dentro de la empresa y que sea reconocido como tal.
Los manuales de
procedimientos son de vital importancia por lo que es necesario incluirlos
dentro de las instituciones, entidades y organizaciones ya que permiten un
mejor desempeño por parte de los empleados y ayudan a cumplir las metas y
objetivos planteados en las entidades.
Es necesario que
los manuales de procedimientos sean actualizados de manera progresiva y de
acuerdo a las necesidades de la empresa.
La entidad debe
fomentar disposiciones en las que se obligue a usar los manuales de
procedimientos en la antes mencionada.
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